การคิดเกรดจากคะแนนด้วยสูตร Excel

วันที่โพสต์

หมวดหมู่

วันนี้เราจะมาลองคิดผลการเรียนหรือเรียกง่ายๆ ว่าเกรด จากคะแนนที่นักเรียนได้ โดยใช้สูตร Excel กัน

ก่อนอื่นมาดูเกณฑ์ที่เราใช้ในการคิดเกรด โดยมีทั้งหมดอยู่ 8 เกรดด้วยกัน

เกณฑ์ในการคิดผลการเรียน

เกรดคะแนน
0น้อยกว่า 50 คะแนน
150 – 54
1.555 – 59
260 – 64
2.565 – 69
370 – 74
3.575 -79
480 คะแนนขึ้นไป

โดยฟังก์ชันที่เราจะใช้ในการคิดเกรดจากคะแนนคือฟังก์ชัน IF นั่นเอง ซึ่งตัวฟังก์ชัน IF นั้นโดยปกติแล้วจะใช้ในการสร้างเงื่อนไขในการทำงาน เช่น หากเซลล์ A1 มีค่ามากกว่า 20 ให้แสดงผลเป็น “Yes” หากไม่ใช่ให้แสดงผลเป็น “No” เป็นต้น ซึ่งเงื่อนไขในการทำงานคือ เซลล์ A1 มีค่ามากกว่า 20 ซึ่งหากเงื่อนไขนี้เป็นจริง นั่นคือเซลล์ A1 นั้นมากกว่า 20 จริงๆ ไม่ว่าจะเป็น 21 , 25 , 200 ฯลฯ เซลล์ที่มีสูตรนี้อยู่ ก็จะแสดงผลเป็น “Yes” แต่ถ้าหากไม่ใช่หรือไม่มากกว่า ก็จะแสดงผลเป็น “No” นั่นเอง

โครงสร้างของคำสั่ง IF จะประกอบไปด้วย 3 ส่วนหลักๆ คือ 1. เงื่อนไข 2. ผลลัพธ์กรณีเป็นจริง 3. ผลลัพธ์กรณีเป็นเท็จ

=IF(เงื่อนไข,ผลลัพธ์กรณีจริง,ผลลัพธ์กรณีเท็จ)

การใช้งานคำสั่ง IF จะเริ่มจากพิมพ์เครื่องหมาย = เพื่อเปิดใช้สูตรของ Excel แล้วทำการใส่ส่วนต่างๆ 3 ส่วนหลักๆ เข้าไปในคำสั่ง หากจะทำตามตัวอย่างด้านบนก็จะได้เป็น

=IF(A1>20,“Yes”,“No”)

อธิบายทีละส่วน

ส่วนแรก A1>20 คือเงื่อนไขในการทำงาน โดยที่ A1 คือเซลล์ที่เราดึงข้อมูลมาสร้างเงื่อนไข

ส่วนที่ 2 คือ “Yes” ส่วนนี้คือข้อความหรือผลลัพธ์ที่เราอยากให้มันแสดงผลเวลาที่เงื่อนไขเป็นจริง ซึ่งหากอยากแสดงผลเป็นข้อความ ให้เราใส่ ” ” กำกับไว้ด้วย เช่น อยากให้แสดงผลเป็น OK ก็ให้ใส่เป็น “OK” แทน “Yes” เป็นต้น

ส่วนที่ 3 คือ “No” ส่วนนี้คือข้อความหรือผลลัพธ์ที่เราอยากให้มันแสดงผลเวลาที่เงื่อนไขเป็นเท็จนั่นเอง

จากรูปด้านบน จะเห็นว่า A1 นั้นมีค่าเป็น 25 เพราะฉะนั้นเซลล์ B1 ที่เราใส่สูตรไว้ก็จะแสดงผลเป็น Yes นั่นเอง พอเข้าใจแล้วใช่ไหมครับ

เมื่อเข้าใจหลักการทำงานของฟังก์ชัน IF หรือคำสั่ง IF กันแล้ว เรามาลองเขียนสูตรที่ใช้ในการคิดเกรดกันดูครับ ก่อนอื่นต้องสร้างเงื่อนไขให้เป็นก่อน โดยที่ดูเกณฑ์ของแต่ละเกรดด้านบนเทียบ เช่น หากคะแนนน้อยกว่า 50 ก็จะได้เกรด 0 เป็นต้น เมื่อเราลองเอาเซลล์ A1 เป็นคะแนน และเซลล์ B1 เป็นเกรด ก็จะเขียนสูตรได้ดังนี้

=IF(A1<50,“เกรด 0”,” “)

ตามตัวอย่างหากเงื่อนไขที่ว่า นั่นคือ A1<50 เป็นจริง ก็จะมีข้อความ “เกรด 0″ แสดงผลขึ้นมา แต่ในกรณีที่เป็นเท็จก็จะแสดงช่องว่าง ” ” ไว้ก่อน

ตอนนี้เราสร้างเงื่อนไขสำหรับเกรด 0 ได้แล้ว ซึ่งยังไม่จบเพราะมีอีกถึง 7 เกรดที่เราต้องจัดการ ต่อไปคือเงื่อนไขสำหรับเกรด 1 โดยที่ IF ตัวต่อไปนั้น เราจะทำการยัดลงไปในส่วนที่เป็นเท็จ หรือส่วนที่เราใส่ ” ” ไว้นั่นเอง เพื่อให้มันทำงาน ในตอนที่เงื่อนไขของ IF แรกนั้นเป็นเท็จ การเขียนคำสั่งในลักษณะนี้เราจะเรียกว่า Nested IF หรือ IF ซ้อน IF โดยที่เงื่อนไขของเกรด 1 นั่นคือ A1<55 นั่นเอง

=IF(A1<50,”เกรด 0″,IF(A1<55,”เกรด 1″,” “))

จะเห็นได้ว่าส่วนสุดท้ายที่เคยเป็น ” ” ถูกเติมด้วยคำสั่ง IF สำหรับเกรด 1 โดยที่เงื่อนไขของเราคือ A1<55 อาจจะสงสัยว่า อ้าว แล้วถ้า คะแนนมันน้อยกว่า 50 ล่ะ มันจะไม่แสดงผลเป็นเกรด 1 ด้วยหรือ เพราะเงื่อนไขมีแค่นั้น ,, ถ้าหากคะแนนน้อยกว่า 50 นั้น ก็จะไปตรงกับเงื่อนไขของเกรด 0 ที่เราใส่ไว้ก่อนหน้าอยู่แล้ว เราจึงไม่จำเป็นต้องกังวล

โดยที่เกรดต่อๆ ไป เราก็จะทำเหมือนๆ เดิม แต่จบสุดท้ายคือเกรด 4 นั้นให้เราใส่ “เกรด 4” ลงไปในผลลัพธ์ที่เป็นเท็จของเกรด 3.5 เลย เพราะหลังจากเกรด 3.5 ก็จะเหลือแค่เกรด 4 แล้ว จึงไม่จำเป็นต้องมีเงื่อนไขเพิ่มเติม ซึ่งทั้งหมดก็จะออกมาเป็นแบบนี้ครับ ค่อนข้างยาวหน่อย

=IF(A1<50,”เกรด 0″,IF(A1<55,”เกรด 1″,IF(A1<60,”เกรด 1.5″,IF(A1<65,”เกรด 2″,IF(A1<70,”เกรด 2.5″,IF(A1<75,”เกรด 3″,IF(A1<80,”เกรด 3.5″,”เกรด 4″)))))))

ยังไงลองไปทำตามกันดูนะครับ หวังว่าจะมีประโยชน์กับเพื่อนๆ ที่กำลังหัดใช้งาน Excel หรือแม้แต่ Google Sheet ก็สามารถใช้สูตรนี้ได้เหมือนกันครับ หากเพื่อนๆ ท่านใดลองทำแล้วติดปัญหาสามารถ IB มาถามผ่านทางแฟนเพจเฟซบุ๊กได้เลยครับ